关于做好2017年归档工作的通知

来源: 时间:2017-04-10 作者: 阅读次数:

各院、部、处(室、馆、所、中心)、直属单位:

    为确保学校各项工作形成的各类档案及时、完整归档,现就 2017年归档工作通知如下:

    一、归档要求

各单位、部门要高度重视立卷归档工作,兼职档案人员和教学秘书等立卷人应认真对待归档工作,将本单位、部门2016年度在各项工作活动中形成的对学校有保存价值的各种材料收集齐全、完整,整理立卷后及时归档。归档材料包括纸质文件、照片、实物、声像、电子文件、数据库等各种形式文件,应齐全完整,整理规范,目录完备。

二、归档范围和归档时间

《各单位、部门归档范围、档案保管期限及归档时间一览表》(下文简称《一览表》)已下发给各单位兼职档案人员和教学秘书等立卷人,请各单位、部门按照《一览表》要求,按时完成本单位的归档工作。

1、2017年6月20日前,学校各单位、部门移交按自然年度形成的2016年度行政、党群等档案材料,之前年度应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

2、2017年12月20日前,学校各教学单位移交按学年形成的2016-2017学年教学档案材料,之前学年应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案材料在项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档。

4、学校重要事项形成的档案不受上述归档时间限制,事项办结后及时向档案馆移交归档。

三、归档培训

根据往年各部门归档情况和培训需求,档案馆将在4月、5月、6月分别举行三次集中培训会,介绍说明归档工作流程、档案整理要求和方法、南大之星档案管理系统著录方法等。培训前档案馆会发布培训通知,有培训需求的部门可根据自身工作安排,报名参加培训会。请各单位关注档案馆后续通知。

四、本科毕业生论文及实习报告归档

从2017届本科毕业生起,本科毕业生论文除了校级优秀毕业论文以外,不再向档案馆移交纸版论文;实习报告不再向档案馆移交纸版报告。毕业论文电子版(定稿)及实习报告电子版(定稿)由各学院、研究院通过网络传输方式,统一向档案馆移交。具体归档工作调整说明请查阅档案馆与教务处联合发布的《关于对我校全日制本科毕业生毕业论文、实习报告归档工作进行调整的通知》。

五、其他说明

各单位、部门工作人员在整理档案材料或上网著录档案信息过程中,如有问题,请到档案馆主页(http://archives.cufe.edu.cn/)“服务指南”——“归档指南”版块查阅、下载相关业务指导文件,或直接与档案馆联系(学术会堂 408 房间,联系人:刘瑜,电话: 62288936)。

特此通知。