（一）立卷原则
1.立卷应遵循基建文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2.基建文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。
3.一项建设工程由多个单位工程组成时，基建文件应按单位工程立卷。
4.不同载体的文件应分别立卷。
（二）立卷要求
1.不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm）。应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。
2.案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。案卷内不应有重份文件。印刷成册的基建文件宜保持原状。
3.卷内文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
4.卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（三）归档流程
1.基建项目（工程）结束后，由项目负责人组织立卷，兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料系统整理进行组卷和立卷，并实行纸质和电子文件配套归档。
2.拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。
3.进行网上著录，打印卷内目录和备考表，卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
4.确定保管期限。
5.工程技术人员填写基建档案归档说明(简介)，交基建部门分管负责人审查签字后，放在第一卷的卷内目录之后。
6.经档案馆审核后打印案卷封面。
（四）归档验收
1.档案馆在进行基建档案预验收时，应查验下列主要内容：（1）基建档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况；（2）基建档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；（3）竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；（4）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；（5）文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；（6）电子档案格式、载体等符合要求；（7）声像档案内容、质量、格式符合要求。
2.基建项目在工程竣工验收后3个月内，必须向档案馆移交一套符合规定的基建档案。停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。对改建、扩建和维修工程，建设部门应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的基建档案，并应在工程竣工验收后3个月内向档案馆移交。
3.当基建部门向档案馆移交基建档案时，应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。
按照档案馆相关文件要求，利用“南大之星”档案网络管理系统，著录立卷完毕的基建档案。
（五）档案管理
基建档案的借阅利用及鉴定销毁按学校有关规定执行。
（六）其他
本规定由学校档案馆负责解释，自公布之日起施行。
