立卷原则：

遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，准确、全面反映学校的真实面貌和单位（部门）主要职能活动，便于保管和利用。

立卷方法：

（一）归档文件分类立卷

1、按问题分类立卷。

问题指文件内容所反映的事件、人物、事物等，按问题立卷，就是将反映同一事件、人物、事物的文件组合在一起，凡一个具体问题、一次会议、一项工作、一起案件、一项活动所形成的文件，均单独组成一卷，即一事一卷。

2、按年度分类立卷。

就是根据文件形成和处理的年度对归档文件进行分类，将属于同一年度的文件集中立卷。

一般来说，文件的形成年度也就是文件内容所针对的年度，但是有些工作是跨年度进行的，这就要具体分析研究后才能确定放在哪个年度立卷。具体操作时，以下几种情况需要注意：

（1）文件有多个时间特征。

一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等，一般以文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。没有落款时间的，可根据发文日期归于所属年度。

（2）跨年度形成的文件。

各单位（部门）的某些具体职能活动，如召开会议、处理事件等等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。比如：

A、跨年度的会议材料，统一归在闭幕年；

B、跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；

C、第一年末的来文，到第二年初才办理完毕，放在第二年立卷。

（3）跨年度的请示与批复，可以归在批复年，也可以归入相应年度，但应在各自“归档文件目录”备注栏内加以说明，为了归档的统一性，我校一般做法是：同一年度的请示与批复归在一起，不同年度的请示与批复归在不同年度，但要在“归档文件目录”的备注栏内加以说明。

（4）计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。

（5）科研项目文件，在项目完成，审查验收的年度立卷。

（6）基建工程文件，由于跨度较大，文件较多，施工前期、中期文件使用完毕，随时立卷；竣工图、验收报告、结算等在竣工验收的年度立卷。

（7）几份文件作为一件时的日期。

对正本与定稿、原件与复制件、转发文与被转发文等密不可分的文件，一般看作一件，这时判定日期，应以排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准，按最后转发机关转发的时间确定所属年度立卷。

（8）没有落款日期的文件。

对没有落款日期的文件需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类立卷。

（9）我校产生的文件，有的是自然年度，有的是教学年度，自然年度产生的文件，放在当年立卷。教学年度产生的文件，放在学年末立卷。

3、按保管期限分类立卷

按保管期限立卷，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行立卷，将不同价值的归档文件从实体上区分开来。档案的保管期限分为永久、长期、短期三种（永久——50年以上，长期——16—50年，短期——15年以下）。国家档案局正在修定新的保管期限表，将原来永久、长期、短期三种改为永久、定期二种，在定期内又划分为50年、30年、15年、5年四个层次。在新标准尚未颁布前我们还是按老标准执行。一旦新标准出台后，我们将与各立档单位一起对原有归档范围和保管期限表进行调整。

各单位（部门）根据归档范围和保管期限表，对当年文件材料进行立卷时应注意以下几点：

（1）原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

（2）应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

（3）一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。

在实际操作中，一般应以问题为主，兼顾文件材料的形成时间、保管期限等特征。

4、专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案（教学、科研、基建档案）按阶段、结构等分别组卷。如本科生在校成绩按班或专业为单位立卷。

每个案卷卷内文件的数量，一般不超过200页，若同一主题文件材料页数较多时可以酌情分卷，问题单一、文件材料数量少的可组薄卷。

（二）卷内文件排列

归档文件材料分类后，须对组成一卷的文件材料按一定的规律进行排列。

排列方法主要有：

1、按重要程度或时间顺序排列。

如：批复、批示在前，请示报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

2、科研课题文件材料的排列顺序是：立项材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列。

3、其它文件材料依其形成规律或特点，保持文件材料之间的密切联系进行系统排列。如：本专科生成绩或毕业论文按学号升序排列。

（三）去除金属物，视情况裁切、贴边、折边，保证案卷外观整齐。

A、去掉卷内文件上的金属物，如：钉书针、回形针等，以防年久锈蚀文件。

B、对归档文件进行必要修整。全卷文件大小材料规格大小应一致、齐整，纸张大小以16开纸或A4规格的纸张为准，小于16开或A4的要加边或托纸，大于16开纸或A4的要进行折边或裁切取齐，使规格相同，对较大的图表要手风琴式折叠。对字迹易扩散（铅笔字迹、传真件等）和已扩散的文件要进行复制并与原件一并立卷。对破损的文件材料及与文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补或裱糊。留出装订线（装订线在左边），对未留装订线的文件，须进行贴边后再行装订。注意不要将文件材料倒置、脱漏等

（四）编页号

对卷内文件材料按排列顺序，依次流水编写页号，起始号为1。卷内所有的文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编一个页号，空白面不编号，页号的位置在非装订线一侧的上角（正面的右上角，背面的左上角）。填写页号应统一用铅笔书写。

（五）填写案卷封面（下载）

案卷封面置于整卷文件最前面，由立卷人用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔等填写或用电脑打印。案卷封面的项目包括立档单位名称、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、卷内文件件数及页数等。

A、立档单位名称。居中填写，填写时要求使用全称或通用简称，如“学校办公室”简称“校办”。

B、案卷题名。案卷题名即案卷标题，是对案卷内全部文件的总概括。一般由立卷人自拟。案卷题名要简明、确切地反映出卷内文件的主要内容，一般包括时间、作者、内容和文件种类。文字应力求简练、明确，字数不超过50字(包括标点符号)。如：“××××年教育部关于×××问题的指示及我校执行情况”。居中填写。

C、卷内文件起止日期。即卷内最早一份文件和最迟一份文件的日期。

D、保管期限。填写立卷时划定的案卷保管期限（参照各单位、部门归档范围及保管期限表）。

E、卷内文件件数及页数。填写本卷的总件数和总页数。

F、归档号、全宗号、目录号、案卷号。各单位（部门）不填，由档案馆编排填写。

（六）填写卷内文件目录

卷内文件目录置于案卷封面之后，卷内文件之前，用以介绍卷内文件的成分与内容，由立卷人用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔或用电脑逐件填写或打印卷内目录。卷内文件目录的项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

A、顺序号：卷内文件依其排列先后顺序填写的序号，亦即件号，一份文件编一个顺序号。一般以每份文件材料单独计算为一件，请示与批复，来文与复文应分别计算件数；文件打印件、签发单和底稿应按一件计算；正件与附件，按一件计算。单份装订的案卷其卷内文件的件号应与顺序号一致。

B、文号：文件制发机关的发文字号。文件字号中的“字”、“第”、“号”字不写；文件编号中的“0”不写，如“01号”，应写成“1”。联合发文的文件，只写前两个单位的文件字号。

C、责任者：是对文件内容进行创造或有责任的团体（单位名称必须用全称或通用简称）或个人，亦即形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。一般是指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前二个单位加等字；责任者字数较多时，应在格子内写二行。无责任者的文件材料，根据内容自拟责任者，外加“[]”号。

D、题名：即文件材料标题，一般应照实抄录。案卷题名要求结构完整，一般应由卷内文件的责任者、问题、名称等特征组成。 原文标题过于简单不能反映文件内容的，应标注文件提要，外加“[]”号。例：一份开展文明礼貌月的文件，原文标题为“通知“，应标注为[关于开展文明礼貌月的通知]。没有标题的文件，可自拟标题，外加[]号。抄录题名时，应顶格写。题名相同时，原则上不允许在下行打点代替抄录，应再照录一遍。

E、日期：填写文件的制发日期。没有日期的文件应考证清楚后填写。填写时可省略“年”、“月”、“日”，表示年、月、日数右下角加“.”号；年代用四位阿拉伯数字表示。

F、页号：卷内文件所在之页的编号，除最后一份文件写起号与止号外，其余的只写起号。最后一份文件起止页号中间用“—”连接；文件材料只有一页时，只抄录起始号不抄录结束号，但最后一份文件材料只有一页时，应抄录起止号，如：“n--n”。

G、备注：对卷内文件作必要说明。如填写卷内文件的密级。

（七）填写卷内备考表

案卷的备考表置于全卷文件的最后，用来保护文件，说明卷内文件的状况(文件的缺损、修补等)情况，便于保管人员和利用者了解。卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

A、本卷情况说明：对该案卷需要说明的情况加以说明，如缺材料等。卷内某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

B、立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。

C、检查人：各单位（部门）分管领导对案卷质量进行审核后在此签名。

D、立卷时间：立卷人在此填写归档文件整理完毕的日期。

填写要求：要求电脑打印或用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔填写，字迹工整。卷内备考表的立卷人、检查人和立卷时间要求用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔填写或加盖印章。

案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表格式有两种：用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×为260mm×85mm）或国际标准A4型（即长X宽为297mm×210mm）。

案卷各部分的排列格式是：案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表。

声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者等。