第一条为适应档案管理现代化的需要，规范我校档案整理的方法，提高工作效率，根据中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，结合学校实际情况，制定本细则。

第二条本细则规定的档案整理方法适用于我校各单位、部门形成的各种载体的档案。

第三条有关定义

（一）归档文件：指在教学、科研、党政管理和其它各项活动中形成的、具有保存价值、应作为档案保存的各种载体的文件材料。

（二）档案整理：指将归档文件组成有序体系的过程，包括分类组卷、检查、卷内文件排列、编页号、网上著录并打印案卷封面和卷内文件目录、填写卷内备考表、去除金属物及视情况裁切、贴边、折边等步骤。

第四条整理原则

档案的整理应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，便于保管和利用。

第五条质量要求

（一）归档文件应齐全、完整、准确。凡需归档的文件，必须将原稿、正文一同归档；如有批复和附件的，批复和附件也必须一同归档。

（二）归档文件应手续完备，凡需签字盖章的，一律要签字和盖相应的红印章，一般禁止用复印件归档。

（三）归档文件书写和批改必须考虑存档的需要，要用黑色签字笔、碳素墨水、蓝黑墨水钢笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色墨水钢笔。对传真件等字迹易褪变或字迹模糊的应予复制，并附于原件后一并归档。

（四）归档文件用纸要统一。在整理过程中要注意将纸张裁剪整齐，注意不要裁掉字迹；特别小的字条，要粘贴在正规文件用纸上；纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的应按A4规格折叠。

（五）归档文件已破损的应予修裱后归档。

（六）归档文件中不能有金属物，归档时必须去除金属物。

（七）归档文件要以卷为单位用铅笔在有文字的页面上逐页编写流水页号，页号编在正面的右上角，反面的左上角，没有文字的页面不必编写页号。

（八）每卷档案最后要加放卷内备考表，并逐项进行认真填写。

第六条目前我校归档文件整理仍按传统立卷方法进行。归档文件的整理以案卷为基本单位。案卷是有关某一问题或某项工作、活动系统的、有密切联系的若干文件的组合体，又称卷。卷由件组成，卷内一般以每份文件单独计算为一件，另外：

（一）文件的正文与底稿合为一件。

（二）正文与附件合为一件。

（三）原件与复制件合为一件。

（四）转发文与被转发文合为一件。

（五）文件批办单、发文稿纸等与相关文件合为一件。

（六）报表、图册、图表、会议记录、纪念册、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。

第七条整理方法

（一）分类组卷

采用“年度——问题（实体）——保管期限”分类法进行，即先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按问题（实体）分类，再根据保管期限进行组卷。

1、分年度：将归档文件按其形成年度分开。

在判定文件所属年度时，须注意以下几种情况：

（1）一份文件有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，一般归入发文年度。

（2）跨年度形成的文件，统一归入办结年度。如：跨年度的会议文件材料，归入会议闭幕年；跨年度的案件材料，归入结案年；跨年度的请示、批复，归入批复年。

（3）计划、规划、总结、预决算、统计报表及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，归入发文年度。

（4）几份文件作为一件时，一般以排列在前的文件日期为准。如：正本与定稿为一件时，以正本日期为准；正文与附件为一件时，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准。

（5）对没有日期的文件，应通过分析文件内容、制成材料、格式、字体、各种标识及对照等手段考证和推断文件的准确日期和近似日期，并据以归入相应年度。

2、分问题 (实体)：将同一年度的归档文件按问题（实体）分开。即将一个具体问题、一次会议、一项工作、一起案件、一项活动所形成的文件材料按纸质、声像（照片、录音带、录像带）、实物、电子等载体分开。

3、分保管期限：将同一年度、同一问题和实体的归档文件按永久、定期（30，10年）两种保管期限分开。

按保管期限分类，应注意以下几点：

（1）原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

（2）应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

（3）一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。

分类组卷后，卷内文件的数量一般不超过200页。若同一问题的文件材料页数较多时，可以酌情分成几卷；问题单一、文件材料数量少的，可以几个问题的文件材料组成一卷。声像（照片、录音带、录像带）、实物、电子等载体的文件材料一张（盒/件）为一卷。

（二）检查

1、检查该卷文件材料是否齐全、完整，是否有不需要归档的材料。对材料不全、不齐的要设法补全、补齐，对有不需要归档的要予以剔除。

2、检查该卷文件材料手续是否齐全，如要加盖公章的有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签等。对没有加盖公章的要加盖公章，对没有签名的要补签。

（三）卷内文件排列

归档纸质文件材料分类组卷后，必须对组成一卷的文件材料按一定的规律进行排列。卷内文件应依其形成规律或特点，保持文件材料之间的密切联系进行系统排列。

1、一般按文件材料的形成时间和重要程度排列。

2、发文按发文字号排列。

3、本专科生成绩或毕业论文按学号升序排列。

4、基建图纸按目录或图号排列。

5、几份文件作为一件时的排列：正文与底稿为一件时，正文在前，底稿在后；正文与附件为一件时，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件时，原件在前，复印件在后；转发文与被转发文为一件时，转发文在前，被转发文在后；文件批办单、发文稿纸等与相关文件为一件时，文件批办单、发文稿纸等在前，相关文件在后。

6、批复、批示在前，请示报告在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

7、不同文字的文本，中文本/汉文本在前，外文本/少数民族文字文本在后。

（四）编页号

对纸质案卷卷内文件材料，按排列顺序依次从阿拉伯数字“1”开始流水编写页号。卷内所有的文件材料无论正面或反面，只要有书写文字，均应一面编一个页号，空白页不编号；页号的位置编写在正面的右上角，反面的左上角；编写页号应统一用铅笔书写。

（五）网上著录，打印案卷封面和卷内文件目录，上传电子文件、图像及多媒体文件

1、网上著录

登陆档案网络管理系统—填写用户名、密码—点击“登陆”，进入档案网络管理系统，对案卷级和文件级项目进行著录。

案卷级项目的著录：

点击档案网络管理系统界面下的“档案管理”——点击具体的档案表名称（本单位代号＋本单位名称，如：7学校办公室）或其后的“打开”——点击页面右边“档案文件信息管理”界面下的“添加案卷”（第一次著录时点击页面左上方的“添加案卷”），弹出“添加案卷”框，对以下项目进行填写：

（1）一级目录：档案门类代码（DQ代表党群档案，XZ代表行政档案，JX代表教学档案，KY代表科研档案，WS代表外事档案，JJ代表基建档案，CK代表财会档案，CB代表出版档案，SX代表录音、录像档案，ZP代表照片档案，DZ代表电子档案，SW代表实物档案）。

（2）二级目录：填案卷所属年度（如案卷为2004年填“2004”）。

（3）三级目录：填处级单位名称（如“学校办公室”）。

（4）信息分类号：不填。

（5）档案馆室代号：不填。

（6）全宗号：填“7”（属1998年合并前中央财政管理干部学院的案卷填“8”）。

（7）实体分类号：

① 党群、行政、教学、科研、外事、出版纸质载体档案填“档案门类代码——案卷所属年度——单位代号（如“7”为学校办公室代号）”，如该卷是学校办公室2004年形成的行政类纸质载体档案，填“XZ－2004－7” 。

② 纸质上级来文填“档案门类代码（DQ代表党群系统上级来文，XZ代表行政系统上级来文）－101（上级来文代号）－案卷所属年度”，如该卷是2004年纸质上级行政来文，填“XZ－101－2004”。

③ 基建工程纸质载体档案填“JJ（基建档案代码）——校区代号+基建项目代号（校区代号由1位阿拉伯数字表示：1代表校本部，2代表清河，3代表沙河；项目代号由3位阿拉伯数字表示，录入前向档案馆索要，000代表综合材料）——案卷所属年度”，如行政楼建筑竣工图实体分类号为“JJ-1041（1代表校本部，041为行政楼代号）－1999”。

④ 纸质载体财会档案填“CK（财会档案代码）——单位代号（如21为财务处代号）——案卷所属年度”，如该卷是2004年财务处形成的纸质载体财会档案，填“CK－21－2004”。

⑤ 照片档案填“ZP（照片档案代码）——照片所属年度——单位代号”，如学校办公室2004年形成的照片档案，填“ZP－2004－7” 。

⑥ 录音带、录像带填“SX（声像档案代码）——录音带、录像带代码（1代表录音带，2代表录像带）——录音带、录像带内容所属年度”，如2004年形成的录音带，填“SX－1－2004”。

⑦ 实物档案填“SW（实物档案代码）——实物分类代号（1代表印章类实物，2代表旗类，3代表奖状证书类，4代表奖牌、奖杯、匾额类，5代表礼品、纪念品类，6代表题词、书画类，7代表书籍、画册类，8代表其他类）——实物所属年度”，如2004年颁发的奖状，填“SW－3－2004”。

⑧ 电子档案填“DZ（电子档案代码）——电子档案载体分类代号（1代表磁盘，2代表光盘）——年度”，如2004年形成的磁盘，填“DZ－1－2004”。

（8）案卷/盒号及馆编件号：填案卷在具体档案门类和单位的年度流水号，如该卷是学校办公室2004年形成的第1卷行政档案填“1.0000”,第2卷填“2.0000”，依此类推（在录入前先打电话向档案馆询问本单位案卷在具体档案门类里的年度著录起始号）。

（9）保管期限：选择案卷的具体保管期限（案卷保管期限的判定见《各单位、部门归档范围、档案保管期限及归档时间一览表》）。

（10）密级：选择案卷的密级（根据卷内文件的具体密级而定，如卷内文件没有密级标识则选“内部”）。

（11）正题名：填案卷的正题名（根据卷内文件具体内容由立卷人员自己拟定，拟写时应注意责任者、时间、问题、文种或名称等要素齐备）。

（12）副题名：填案卷的副题名，没有的不填。

（13）附注：对该案卷需要说明的情况加以说明（如卷内文件缺损，须写明缺损的缘由、缺损的具体内容或页数等）。

（14）第一责任者：填案卷的第一责任者（照片、录音录像档案填拍摄者；实物档案中的奖状、荣誉证书等为颁发者）。

（15）其他责任者：填案卷的其他责任者，没有的不填。

（16）数量：填卷内文件的件数（纸质载体档案根据卷内文件具体数目填写；录音录像带、照片、磁盘、光盘、实物档案一盒（张、件）为一卷，所以卷内文件件数为“1”。

（17）规格：填纸张、照片等的规格（如A4、B5，5寸、7寸等）。

（18）起止时间：填卷内文件最早到最晚的时间（如卷内文件最早形成的时间为2004年12月15日，最晚形成的时间为2005年1月6日，则填 “2004.12.15-2005.01.06”，年度用4位阿拉伯数字表示，月和日用两位阿拉伯数字表示；只有一个时间的填一个时间，如“2005.03.15”）。

（19）归档单位：填归档的处级单位名称，如：学校办公室归档的填“学校办公室” 。

（20）存址：不填。

（21）主题词：不填。

（22）立卷人：填立卷人的姓名（必须填各单位、部门工作人员的姓名）。

（23）检查人：填本单位、部门主管档案工作的领导姓名。

（24）立卷时间：填立卷的具体时间（如2005年1月6日立卷的填“2005.01.06”，年度用4位阿拉伯数字表示，月和日用两位阿拉伯数字表示）。

（25）编制单位：填立卷人所在单位名称，如“档案馆”

（26）编制日期：填录入的日期（如是2005年1月6日著录的填“2005.01.06”，年度用4位阿拉伯数字表示，月和日用两位阿拉伯数字表示）。

（27）接收人、移交时间、移交人：暂时不填（待案卷实体向档案馆移交后由档案馆工作人员填写）。

（28）输入员：填录入者的姓名。

文件级项目的著录（录音录像带、照片、磁盘、光盘、实物档案只著录案卷级项目，不著录文件级项目）：

点击档案网络管理系统右边“档案文件信息管理”下的“添加文件”，弹出“添加文件”框，对以下项目进行填写：

（1）一级目录、二级目录、三级目录：与文件所属案卷相同

（2）信息分类号：不填

（3）档案馆室代号：不填

（4）全宗号：与文件所属案卷相同

（5）缩微号：不填

（6）实体分类号：与文件所属案卷相同，如学校办公室2004年形成的纸质行政文件填“XZ－2004－7”

（7）案卷/盒号及馆编件号：小数点前填文件所属案卷号，小数点后填文件在案卷中的顺序号（从1开始流水排号）

（8）保管期限：选择文件的保管期限（文件保管期限的判定见《各单位、部门归档范围、档案保管期限及归档时间一览表》）。

（9）密级：根据文件的具体密级进行选择（如文件上没有密级标识则选“内部”）。

（10）正题名：填文件的正题名（文件上有则照录，没有则自拟，不完整的补充完整，必须确保责任者、时间、问题、文种或名称等要素齐备，自拟或补充部分用中括号“[]”括起来）。

（11）副题名：填文件的副题名，没有的不填。

（12）附注：对文件有需要说明的情况进行说明。

（13）第一责任者：填形成文件的单位名称或人名。

（14）其他责任者：填其他责任者的名称（文件有多个责任者时，除第一责任者外为其他责任者）。

（15）数量：填具体文件的页数。

（16）规格：填纸张的规格（如A4、B5等）。

（17）时间：填文件的形成时间（一般为文件的落款日期，如落款日期为2004年12月15日，填“2004.12.15”）。

（18）归档单位：填归档的处级单位名称，如是学校办公室归档的填“学校办公室”。

（19）存址：不填。

（20）主题词：不填。

（21）出版社、奖励名称、获奖等级、获奖时间：有的填，没有的不填。

（22）文号、图号：填文件的发文字号、基建图纸的图号或学生的学号，没有的不填。

（23）载体：根据文件的实际载体进行选择，是纸则选“纸”。

（24）文本：根据文件的实际文本进行选择，是正本的则选“正本” 。

（25）文种：根据文件的实际文种进行选择，是通知则选“通知”，如不包括在列出的具体文种中的选“其他”。

（26）归档份数：填归档文件的份数，是1份则填“1”。

（27）附件题名/电子文件编号：有附件的填附件的题名。

（28）输入员：填录入者的姓名。

若著录完案卷或文件信息后发现有错误，要对已著录的案卷或文件信息进行修改，应点击系统界面右边“档案文件信息管理”界面下案卷或文件条目右方的“编辑” 按钮，弹出“编辑案卷（或文件）”框，将要修改的内容进行修改后，点击左下方的“保存” 按钮进行保存，即修改完成，修改完后点击“关闭” 按钮退出。

若著录完案卷或文件信息后发现著录重复或多余，需要对已著录的案卷或文件条目进行删除，应点击系统界面右边“档案文件信息管理”界面下案卷或文件条目右方的“删除”按钮进行删除。

2、打印案卷封面和卷内文件目录

通过档案网络管理系统对案卷的案卷级和文件级项目进行著录后，系统会自动生成案卷封面和卷内文件目录。纸质案卷的案卷封面和卷内文件目录必须打印出来，声像、实物、电子载体档案不需打印，但须将它们的内容、时间和档号等项目书写在上述载体装具上。

打印案卷封面和卷内文件目录的具体操作方法是：

点击系统界面右边“档案文件信息管理”界面下“打印当前类目”按钮，弹出“打印目录”框。

（1）选择“案卷封面（II）”或“卷内文件目录”。

（2）案卷列表：选择要打印的案卷的档号。

（3）选择纸张：根据卷内文件的规格进行选择，是A4则选A4纵向（系统默认为A4纵向），B5则选B5纵向。

（4）点击“打印”按钮，弹出打印界面。

（5）点击“文件”——“页面设置”对页面进行设置。在一台计算机上第一次通过档案网络管理系统进行打印时，要将页眉页脚项清空；如果卷内文件为B5大小，则页面设置时选择B5（JIS），左、右、上、下边距合理调整。

（6）点击“文件”——“打印预览”，检查前面输入和页面显示是否有误，如果输入有误则返回”档案文件信息管理”界面对案卷或文件条目信息进行修改；如果页面显示有误,则返回“打印”界面点击“文件”——“页面设置”进行页面设置。

（7）检查无误，点击“打印预览”界面上方的“打印”快捷按钮或返回“打印”界面点击“文件”——“打印”进行打印。

打印案卷封面和卷内文件目录必须用档案专用纸进行打印，打印前须到档案馆领取档案专用纸；为节约用纸，卷内文件目录的首页应打印在案卷封面的反面，如果卷内文件目录有多页，在打印时应选中“页码”并输入具体的页码，逐页正反面进行打印。

3、上传电子文件、图像及多媒体文件

上传电子文件：

如果有与著录的文件相对应的电子文件，必须将电子文件上传，具体操作为：

（1）点击系统界面右边“档案文件信息管理”界面下具体文件条目右边的“全文”按钮，弹出“文件、案卷提要”框。

（2）选择文件：点击“浏览”，从本地磁盘选择要上传的电子文件。

（3）上传方式：默认为“上传整个文件”，不改。

（4）提取全文：选中“将附件内容追加到全文”。

（5）点击“上传”，电子文件信息即上传到档案网络管理系统中。若一份文件有多个电子文件时，可以重复以上步骤上传多个电子文件；若上传错误可以点击电子文件条目的“删除”按钮进行删除。

上传图像：

如果有与著录的案卷或文件（如照片、实物档案等）相对应的数码照片，必须将数码照片上传，具体操作为：

（1）点击系统界面右边“档案文件信息管理”界面下具体案卷或文件条目右边的“图像”按钮，弹出“文件、案卷相关图像”框。

（2）点击“浏览”，选择要上传的图像（一次可以选择多张），点击“上传”，电子图像即上传到档案网络管理系统。若上传错误可以点击图像条目的“删除”按钮进行删除。

上传音频、视频等多媒体文件：

如果有与著录的案卷或文件相对应的音频、视频等多媒体文件，必须将多媒体文件上传，具体上传方式可以通过点击“档案文件信息管理”界面下具体案卷或文件条目右边的“媒体”按钮进行上传。

（六）填写卷内备考表

卷内备考表置于整卷文件之后，用来保护文件，说明卷内文件的状况（文件的缺损、修补等），便于保管和利用人员了解。卷内备考表填写项目包括：

1．本卷情况说明：由立卷人填写该卷需要说明的情况，如缺材料等。

2．立卷人：完成立卷后，立卷人在此签名。

3．检查人：各单位、部门分管领导对案卷质量进行审核后在此签名。

4．立卷时间：由立卷人填写归档文件整理完毕的日期。

卷内备考表填写要求用黑色签字笔、蓝黑墨水、炭素墨水钢笔书写，不能用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水和红色墨水钢笔书写。

（七）去除金属物，视情况裁切、贴边、折边，保证案卷外观整齐

1、去掉卷内文件材料上的金属物，如：订书针、回形针等，以防年久锈蚀文件。

2、对归档文件进行必要的修整。全卷文件材料大小应一致、齐整，纸张大小以A4或B5规格的纸张为准，小于A4或B5的要加边或托纸，大于A4或B5的要折边或裁切取齐，使规格相同；对较大的图纸要手风琴式折叠；对字迹易扩散（铅笔、圆珠笔字迹或传真件等）和已扩散的文件要复制并与原件一并保存；对破损的文件材料及与文件材料不可分割的照片、小字条等要加边修补或裱糊。同时注意不要将文件材料倒置、脱漏等。

（八）案卷整体包括文件材料、案卷封面、卷内文件目录和卷内备考表。各部分排列顺序是：案卷封面—卷内文件目录—文件材料－卷内备考表。

第八条各单位、部门在完成上述工作后，应填写或通过档案网络管理系统打印案卷移交目录一式两份，与归档案卷一起向档案馆移交并办理交接手续。

（一）通过档案网络管理系统打印移交目录的具体操作为：

1、选中要移交的案卷（鼠标指向要移交的案卷条目左边的方框即可选中）。

2、点击“添加至打印队列”。

3、点击“打印当前类目”，弹出“打印目录”框。

4、选择“案卷移交目录（横）”。

5、选择“仅打印打印队列中的文件”（对归档文件、卷内、案卷、自定义目录有效）

6、选择纸张：A4横向。

7、点击“打印”，进入“案卷移交目录（横向）打印”界面。

8、点击“文件”——“页面设置”，弹出“页面设置”框，纸张大小：选择“A4”，方向：选择“横向（A）”，点击“确定”返回。

9、点击“文件”——打印预览，进入“打印预览”界面进行预览。

10、检查无误，点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面，点击“文件”——“打印”进行打印。

（二）打印案卷移交目录用普通纸打印。为节约纸张，如果案卷移交目录有多页，则应选中“页码”并输入具体页码，逐页正反面进行打印。

第九条 档案馆负责对归档案卷进行装盒、贴档号标签和科学排架。