一、总则

1.为规范学校纸质档案的整理工作，实现档案管理的标准化、规范化和科学化，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）等法律法规和标准，结合本校实际情况，制定本规范。

2.本规范适用于学校各单位、部门在党政管理、教学、科研、基建、出版、外事、财务等各项活动中形成的、具有保存价值的纸质文件材料。

3.整理原则：

（1）应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。

（2）应区分不同价值，划分不同保管期限（永久、30年、10年），便于保管和利用。

（3）应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

（4）应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

4.整理流程：

二、收集与检查

1.收集范围：应依据《各单位、部门归档范围和保管期限（2024）》，确保归档文件收集齐全。

2.检查：检查文件材料是否齐全、完整，是否存在无需归档的材料；检查文件手续是否齐全、标准，是否加盖公章，是否遗漏签名等。

三、组件

1.件的构成：归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.件内文件排序：归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

四、分类

归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

1.按年度分类

将归档文件按其形成年度分开。在判定文件所属年度时，须注意以下几种情况：

（1）一份文件有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，一般归入发文年度。

（2）跨年度形成的文件，统一归入办结年度。如：跨年度的会议文件材料，归入会议闭幕年；跨年度的案件材料，归入结案年；跨年度的请示、批复，归入批复年。

（3）计划、规划、总结、预决算、统计报表及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，归入发文年度。

（4）几份文件作为一件时，一般以排列在前的文件日期为准。如：正本与定稿为一件时，以正本日期为准；正文与附件为一件时，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准。

（5）对没有日期的文件，应通过分析文件内容、制成材料、格式、字体、各种标识及对照等手段考证和推断文件的准确日期和近似日期，并据以归入相应年度。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

2.按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类，即一个具体问题、一次会议、一项工作、一起案件、一项活动等。

3.按保管期限分类

将文件按划定的保管期限（永久、30年、10年）分类，同时应注意以下几点：

（1）原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

（2）应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

（3）一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。

五、排列与编号

1.卷内文件排列：

（1）按文件材料的形成时间和重要程度排列。

（2）发文按发文字号排列。

（3）本专科生成绩或毕业论文按学号升序排列。

（4）基建图纸按目录或图号排列。

2.编制档号：每件档案编制一个唯一的档号。档号结构为：

全宗号-类型-年度-机构（问题）代码-卷号

示例：7-XZ-2025-3-1

7——中央财政金融学院（1996年更名为中央财经大学）全宗号

XZ——文件类型，指“行政”

2025——文件形成年度

3——机构代码，指“宣传部、新闻中心”

1——该类别内案卷的流水顺序号

六、修整与编页

1.修整：归档文件装盒前，应对不符合要求的文件材料进行修整：

（1）字迹模糊或易退变的，应予复制。

（2）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（3）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

（4）对于纸张过小的文件，应粘贴在正规文件用纸上，保证案卷篇幅整齐。

（5）归档文件已破损的应予修裱后归档。

2.编页：编制页码应注意以下几点：

（1）纸质归档文件应以卷为单位编制页码，按排列顺序依次从阿拉伯数字“1”开始流水编写页号。

（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，空白页不编号。

（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

（4）编写页码应统一用铅笔书写。

七、打印与装盒

1.打印封面、卷内文件目录和备考表：通过综合档案管理系统对案卷的案卷级和文件级字段进行著录并提交，待档案馆审核通过后，可在系统打印案卷封面、卷内文件目录和备考表（使用专用厚纸120克亚太胶纸双面打印）。

2.装盒：将整理好的档案按卷号顺序装入档案盒（根据案卷厚度应选择2厘米、3厘米或5厘米厚度档案盒）。不同年度、不同问题、不同保管期限的档案不得装入同一盒内。

3.填写背脊：在档案盒背脊上准确填写归档单位、案卷题名和档号信息。

八、移交归档

1.移交时间：每年6月30日前，党群行政部门、直属单位完成上一年度材料的归档；当年12月30日前，按教学年度归档的部门和学院（研究院、中心）完成本年度材料归档。

2.移交手续：归档前需在系统中打印《案卷移交目录》一式两份，双方签字后，一份留存档案馆，一份各单位带回交至兼职档案员；待本单位年度档案全部归齐全后，分管档案工作领导在《年度归档立卷清单》签字并加盖公章，由兼职档案员交至档案馆。

本规范自发布之日起实施。

档案馆

2025年11月