为了加强沙河校区档案的收集、整理、归档工作，保证我校基建档案的完整、准确、系统和规范，根据《高等学校档案工作规范》、《城市建设档案管理规定》（建设部2001第90号令）、《建设文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）等要求，结合沙河校区建设的实际，特制定本管理办法。

一、沙河校区基建档案的管理原则

1、凡是在沙河校区基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像、光盘等各种载体的文件材料，均属基建类档案。

2、沙河校区基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

3、档案工作要纳入基建规划、管理制度和基建人员的岗位职责范围之中，做到基建与建立档案工作同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定工作同步进行、工程竣工验收与竣工档案材料验收同步进行。

二、沙河校区基建档案管理部门及岗位职责

沙河校区基建档案管理部门为沙河校区规划建设办公室（以下简称办公室）。

1、办公室要安排档案资料存放室，设置兼职档案员专门负责各类基建档案材料的收集、归档工作。

2、办公室要有领导分工负责档案工作，把档案工作纳入本单位的工作议程，并定期检查，做到各工程项目资料形成积累与基建进展同步；各单项工程结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求；对基建档案资料信息的开发利用由分管档案领导负责组织和审查。

3、办公室要及时将办理完毕的沙河校区基建档案材料向兼职档案员移交并存放在档案资料室，任何部门和个人不得以任何理由将档案材料据为已有或丢失、销毁。

4、学校档案馆负责对沙河校区基建档案工作的业务指导、监督和检查，并定期派专人协助办公室兼职档案员做好档案的积累、分类整理和归档工作。

5、兼职档案员对接收的档案应当及时登记，编制检索工具，并存入计算机中，做好档案的保管、保护工作；对破损或变质的档案应及时抢救，特别主要的基建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。

6、根据《城市建设档案管理规定》（建设部2001第90号令），在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案执行预验收，在取得工程档案认可文件后，方可组织工程验收。

7、按照国家计委《建设项目（工程）竣工验收办法》第七条规范：“档案行政管理部门要派人参加初步验收和竣工验收。竣工验收时，验收主管单位应当通知档案馆派人参加验收委员会或验收组”的精神，竣工验收时，办公室要通知档案馆或档案资料室参加竣工档案材料的验收工作。

三、沙河校区基建档案归档办法

1、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料应当对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的基建文件材料应当反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的主要内容包括：综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面（具体归档范围和保管期限见附件）。上述材料一经形成，应立即送1-2份原件至档案资料室及时归档，原则上不外借。确因工作需要，借阅必须开具借条，经分管档案领导签字后方可借出，确保档案原件万无一失。

3、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸及光盘。

4、工程准备阶段所形成的档案，包括开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等阶段形成的档案应妥善管理，按期归档。

5、红线图划定后，要产生一套反映原地貌、地形的照片档案。在今后的基建过程中，要产生一套反映每个建筑项目奠基、动工、建设、竣工活动的照片。

6、在征地赔偿过程中，赔偿协议及拆迁协议要有完备的签字盖章手续。如有变动要及时将变动后的材料交档案资料室同原协议一起归档保存。

7、在建设过程中凡以设计变更洽商图作为竣工图的，必须进行必要的补充工作。如原洽商图按设计图纸正规制图的可作为竣工图，但需统一编写图号、图名，加盖“竣工图”印章，作为补图，并在说明中注明此图是哪张图，哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并标明见补图号。

8、不归档的文件材料

（1）上级机关有关基建的普发性、不办的文件；

（2）正式施工前的草图，未定型图纸；

（3）重份文件和重份图纸；

（4）无查考价值的临时性、事务性文件。

9、临时性文档材料

（1）在新校区建设期间沙河校区规划建设办公室形成的临时性业务管理和业务技术档案属临时性文档材料；

（2）临时性文档材料原则上由各部门自行保管，保管有困难时由档案资料室代管；

（3）各部门临时性文档材料应定期清理，需移交档案资料室的文档材料应及时移交。

四、归档要求及归档时间

1、归档的基建文件材料格式要统一、字迹工整、图像清晰。

2、归档的底图、蓝图格式须按国家制图标准绘制完成。

3、凡归档的文字材料及签字一律使用蓝、黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔、彩笔书写。

4、综合性管理文件材料及征地文件材料，办公室档案资料室一般应在次年6月份或阶段性任务完成后两个月内向档案馆归档，工程竣工档案应在项目完成后三个月内向档案馆归档。

五、未尽事宜，按照《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328—2001）、《高等学校档案工作规范》中“学校基本建设类档案工作规范”执行及参考《城市建设档案著录规范》（CB／T 50323-2001）。

附件：

沙河校区基建档案归档范围和保管期限