第一条 为了提高我校声像档案工作质量和管理水平，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在学校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》及教育部《照片档案管理规范》等有关规定，结合我校具体情况，特制定本管理规定。
第二条 本规定所称的声像档案是指学校各单位、部门在各项工作中通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带等，它们以感光材料或磁性材料为载体，以影像和声音为主要反映方式，具有生动形象的特点。
第三条 声像档案是学校档案的重要组成部分，同其它载体档案一样，是学校的宝贵财富。学校声像档案实行集中统一管理原则和单位、部门立卷归档制度，学校各单位、部门在工作中产生的有保存价值的声像档案，均应按档案馆的统一规定和要求进行收集、整理，并及时向档案馆移交。
第四条 学校有关单位、部门应将声像档案立卷归档工作纳入有关人员岗位职责，实现摄录工作与立卷工作同步，即摄录人员在完成任务后须按照立卷归档要求及时将声像材料移交归档。档案馆负责对各单位、部门声像材料的形成、收集、整理、归档工作进行业务指导和监督。
第五条 归档范围
（一）学校历任书记、校长、博士生导师、著名教授及国内外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录像等。照片包括工作照片（能反映其一生不同年代具有代表性的照片）、家庭生活照片等。录音录像参考照片收集范围。
（二）中央、省部级领导来校视察、检查和指导工作的照片、录音、录像等。期间召开的会议需收集会标与主席台照片、领导同志讲话照片（如果到会有若干位领导，应每人分别拍摄一张）、能反映会场气氛的台下场面照片。
（三）学校各类代表大会及重要活动的照片、录音、录像等。如：党代会、教代会、职代会、庆祝会、先进集体和先进个人表彰会、运动会、文艺演出、各种纪念日庆祝活动的照片、录音、录像等。（照片需拍摄会标与主席台、校领导讲话、代表讲话、先进集体和先进个人等）
（四）学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议及各项活动，在学校召开的国际性、全国性学术会议的照片、录音、录像等。
（五）各种外事活动的照片、录音、录像等。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动、授予外国专家、学者名誉教授、客座教授称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等活动。
（六）具有一定影响的本科生、硕士生、博士生论文答辩会，学生社会实践活动，先进事迹、奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生毕业合影等照片、录音、录像等。
（七）民主党派重要活动的照片、录音、录像。
（八）校友会重要活动的照片、录音、录像。
（九）学校各种展览、陈列的照片、录像等（每一块板面拍摄一张照片）。
（十）校园景色及基建工程照片、录像等。校园景色包括学校每一座楼房、学校重要的石碑、牌匾、塑像等；基建工程照片包括开工前的原景和场地、招标会议和活动、平整土地、奠基破土仪式及建造工程中的重要环节直至竣工验收。
（十一）奖状照片。包括获国家级、省部级的各种奖状、奖牌、证书等。
（十二）学校过去不同历史时期重要的照片、录音、录像等。
第六条 归档要求
（一）归档的声像载体材料应质地优良，并能较好地反映事件的主要内容和真实面貌。
（二）归档的声像档案应统一装具和组卷方法。照片和底片应一同归档，并附文字说明，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。录音带、录像带等应将母带归档，并附文字说明，文字说明包括录音（像）内容、时间等。文字说明应表述准确、简练，用打印机打印或用毛笔、签字笔、炭素墨水或蓝黑墨水钢笔书写。
（三）归档的声像档案应登录档案网络管理系统进行著录。有电子版的电子版必须与声像档案实体一并归档。
第七条 归档分工及归档时间
（一）宣传部（新闻中心）是学校产生声像档案数量最大的部门，是声像档案的主要来源。须在每项活动或会议结束后三个月内将声像档案整理归档。
（二）国际合作处是学校产生外事活动声像档案的主要部门，须在每项外事活动结束后三个月内将声像档案整理归档。
（三）学院毕业生合影（含照片、底片、名单和电子版）须在每年暑假前向档案馆移交。
（四）其它单位、部门都应根据声像档案归档范围，及时将本单位、部门各项重要活动和重要会议的声像档案整理好后向档案馆移交。
第八条 档案馆应对所保管的声像档案按照不同类型科学分类和编号，并分开存放。
第九条 声像档案的载体与其它档案载体不同，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。声像档案库房应有专门的设备和必要的保护措施。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防火、防潮、防光、防磁、防霉、防高温、防虫、防盗等。
第十条 档案馆应定期对声像档案进行检查，对破损的声像档案及时进行修复和复制，保证声像档案完好。
第十一条 本校各单位、部门因工作需要利用声像档案，由档案馆负责复制、扫描。
第十二条 对声像档案的鉴定和销毁应持慎重态度，原则上不能销毁。
第十三条 本规定由档案馆负责解释。
第十四条 本规定自公布之日起施行。
