第一章 总 则

第一条 为了规范我校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息有用性，充分发挥电子文档在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关规定，结合学校实际，制定本规定。

第二条 基本术语

（一）电子文件:是指学校各项工作中在数字设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件:指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第三章 电子文件的收集、积累

第六条 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

第七条 当工作或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

第八条 收集积累的电子文件类型

（一）文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应以定稿电子文件和正式电子文件为主，并注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时归档文字处理工具软件。文本型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式。归档后档案馆要全部用软件转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。

（二）图像文件：指通过扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像电子文件。对采用非通用格式的图像电子文件，归档时应将其转换为通用格式，如无法转换，应将相关软件一并归档。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。归档时应归档未处理过的原图像。

（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的静态图形文件。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，应注明软硬件环境和相关数据。

（四）影像文件：指用视频或多媒体设备获得的动态图像文件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。归档时应注意收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（六）超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

（七）程序文件：指商用或自主开发的系统软件、应用软件等。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

（八）数据文件：指用计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等。数据文件以DBF、XLS为通用格式。

第九条 电子文件载体类型目前主要有光盘、磁盘、磁带等。

第四章 电子文件的归档

第十条 电子文件的归档范围参照档案馆制定的《各单位、部门归档范围、档案保管期限及归档时间一览表》。并应包括相应的背景信息和元数据。具体归档范围见附件《中央财经大学电子文件归档范围》

第十一条 电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。电子文件逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

第十二条 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。电子文件归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

第十三条 归档电子文件移交到档案馆后，档案馆须拷贝到耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

第十四条 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

第十五条 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

第十六条 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第十七条 归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

第十八条 文件形成单位在移交电子文件之前，档案馆在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：1、载体有无划痕，是否清洁；2、有无病毒；3、核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；4、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验。

第五章 电子文件的管理

第十九条 档案馆要对归档电子文件进行科学分类、编号。编号方案与纸质文件编号方案保持同步。

第二十条 档案馆应对库存电子文件每两年抽检一次，抽检率不低于10％，发现问题应及时采取补救措施。

第二十一条 系统设备更新时，档案馆须提前对归档电子文件进行迁移和备份。

第二十二条 档案馆应对磁性载体上的归档电子文件，每四年转存一次。原载体同时保留不少于四年。

第二十三条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。

第二十四条 封存的电子文档不得提供利用，利用时应提供归档电子文件的复制件。利用电子文档应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第二十五条 电子文件的保管期限参照纸质和其它载体档案的保管期限，对超过保管期限的电子文件的鉴定和销毁，按照《中央财经大学档案鉴定、销毁管理规定》执行。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十六条 档案馆应及时对归档电子文件的接收、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。

第二十七条 本规定由档案馆负责解释。

第二十八条 本规定自发布之日起施行。

二〇一七年三月

附件：中央财经大学电子文件归档范围

一、文本类文件

（一）党群行政管理类纸质档案归档范围内的电子文件

1．学校办公室秘书科集中打印的属于党群行政档案归档范围的所有电子文件。

2．各单位、部门形成的属于党群行政档案归档范围的电子文件：

（1）各种规章制度、办法，发展规划、计划、总结、工作报告或请示等电子文件。

（2）干部任免、职务评审、人员招聘、离退休审批、人员调进调出离职、派出或报到上岗等活动中形成的有关电子文件。

（3）各单位发文的电子文件。

（4）学校党代会、教代会、职代会、团代会、各级党代会代表、人大代表、政协委员选举及全校性各种重要工作会议、学术会议上印发的文件、领导人讲话稿、会议代表名册、会议日程、会议总结、会议纪要或简报等有关电子文件。

（5）编印成册的各种校史、年鉴、大事记及史料集，各种集锦、荟萃，各种资料汇编、成果汇编、制度汇编，各种通讯、简报、调研报告、分析汇总材料等的电子文件。

（6）各种登记表、统计表、申请表、审批表，各种名册、名单，年月报表、年检等表格式的电子文件。

（7）学校或各单位、部门承办的重大活动中形成的一系列材料。如招生、就业、申报“211”工程项目、本科教学水平评估、学科或实验室评估，工程招标或竣工验收，财务、安全、卫生大检查，校庆、校运动会、学生社会实践、专项比赛等活动中形成的有归档保存价值的电子文件。

（8）各种合同、协议、合作协作文件等的电子文件。

（二）教学类纸质档案归档范围内的电子文件

1．本校教师编写的各种教材、专著、译著、字词典、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导材料、实验或实习指导书等的电子版。

2．本科、硕士、博士毕业生论文的电子版。

3．教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿。

（三）科研类纸质档案归档范围内的电子文件

1．教师承担的科研课题或项目的申请书、课题进展年度报告、结题报告等的电子版。

2．上报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著的电子版。

3．获国家、省部级科研奖状、证书的彩色扫描图片文件。

（四）出版物类纸质档案归档范围内的电子文件

1．本校各单位创办的正式出版发行刊物的电子版

2．中央财经大学学报、校报正式出版物的电子版。

（五）教师基本情况简介及成果信息综录等的电子版。

（六）各单位产生的其它有归档保存价值的电子文件。

二、程序文件、数据库文件

（一）全校教职工工资数据库、会计凭证数据库、各单位经费使用情况数据库及其数据库管理软件。

（二）全校教职工人事档案信息数据库、教师成果信息数据库及其数据库管理软件。

（三）全校本科生、研究生、博士后、留学生、成教生、自考生招生录取学生基本信息数据库、学生入学考试成绩数据库、新生电子照及其有关数据库管理软件。

（四）本科生、研究生、留学生、成教生、自考生学籍数据库、学习成绩数据库、奖、助学金数据库及其相关数据库管理软件。

（五）本科、硕士、博士毕业生就业信息数据库、电子毕业照及其数据库管理软件。

（六）研究生学位数据库、导师基本信息数据库及其数据库管理软件。

（七）全校仪器设备管理信息库，贵重仪器使用情况评价值数据库、实验项目数据库、实验室人员数据库及其数据库管理软件。

（八）获奖科研成果数据库、通过鉴定科研成果数据库、学术论文数据库、科研机构和人员数据库、在研项目数据库、各种科研基金科技合同数据库及其相关的数据库管理软件。

（九）本校人员出国、出境数据库、国际会议数据库、聘请外国专家数据库、授予外籍专家名誉称号数据库、国际合作交流情况数据库、外宾接待情况数据库及相关数据库管理软件。

（十） 房产管理数据库、教职工住房情况数据库及其数据库管理软件。

（十一）学报、校报刊登论文数据库及其管理软件。

（十二）基建预决算管理信息数据库及其数据库管理软件。

（十三）各学院建立的师资信息、学术成果信息等数据库及其相关管理软件。

（十四）校友总会校友信息数据库及其数据库管理软件。

（十五）全校接受捐赠数据库及其数据库管理软件。

（十六）档案馆建立的各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等及其数据库管理软件。

（十七）全校党团员信息数据库。

（十八）其它有归档保存价值的数据库及其管理软件。

三、影像文件、声像文件

（一）宣传部（新闻中心）摄录的并已数字化的全校重大活动的录像及校内新闻盘片。

（二）各单位、部门形成的有保存价值的已数字化的录音、录像盘片。

（三）各单位、部门制作的教学多媒体课件。

（四）各单位、部门制作的有保存价值的（宣传用）多媒体演示系统、文稿等，如校史馆介绍光盘，教学科研成果介绍等多媒体演示系统。

四、超媒体链接文件

学校和各单位、部门制作的属于纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库等。

五、图形文件、图像文件

（一）各单位、部门用数码相机拍摄或用扫描仪扫描的有归档保存价值的照片。

（二）各单位、部门举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版。

（三）本校建筑物基建图纸的CAD文件。